Prowadzenie sklepu internetowego wiąże się z wieloma wyzwaniami, a jednym z najtrudniejszych jest właśnie księgowość. W tym artykule omówimy, jak poradzić sobie z codzienną dokumentacją i rozliczeniami w e-commerce.
Codzienna księgowość w sklepie online
W sklepie online nie da się uniknąć papierkowej roboty. Musisz co miesiąc składać odpowiednie raporty do urzędu skarbowego, wystawiać faktury za każdą sprzedaż oraz ewidencjonować kolejne dokumenty (np. paragony czy potwierdzenia przelewów).
Masz dwie możliwości:
- Prowadzić księgowość samodzielnie – jeśli wybierzesz tę drogę, najlepiej korzystać z wbudowanych w platformę sklepową modułów do rozliczeń. Dzięki temu unikniesz pominięcia ważnej dokumentacji, a system automatycznie wygeneruje część raportów i zestawień.
- Powierzyć księgowość zewnętrznemu biuru rachunkowemu lub zatrudnić księgową (księgowego). Nawet w takiej sytuacji warto, by Twoja platforma e-commerce miała integrację z systemem księgowym – wbudowane funkcje usprawnią przepływ danych.
Dzięki dostępnej obecnie technologii, pełną obsługę księgową możesz prowadzić zdalnie, bez wychodzenia z biura czy domu.
Forma prawna a wymagania księgowe
W biznesie e-commerce najczęściej spotykane formy prawne to:
- Jednoosobowa działalność gospodarcza
- Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Każda z nich niesie inne zobowiązania księgowe. Jeśli Twój sklep online funkcjonuje jako spółka z o.o., musisz prowadzić pełną księgowość – oznacza to konieczność szczegółowego ewidencjonowania wszystkich operacji, bilansów i rachunku zysków i strat. W praktyce najrozsądniej jest w tej sytuacji skorzystać ze wsparcia biura rachunkowego.
Natomiast osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą stosować księgowość uproszczoną (tzw. małą księgowość), co w znacznym stopniu ułatwia obsługę księgową sklepu internetowego. W dalszej części artykułu skupimy się głównie na tej uproszczonej formie rozliczeń.
Rodzaje opodatkowania w sklepie internetowym
Wybór formy opodatkowania i sposobu prowadzenia księgowości odbywa się najpóźniej w dniu zaksięgowania pierwszego przychodu, a co najwyżej na dzień przed rejestracją działalności. Dla sklepu online dostępne są następujące opcje:
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
- Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) – co wiąże się z wyborem skali podatkowej (17% i 32%) lub podatku liniowego (19%)
Szczegółowe informacje o dostępnych formach opodatkowania znajdziesz w „Poradniku Przedsiębiorcy”.
Księgowość uproszczona („mała księgowość”) w sklepie online
Mała księgowość koncentruje się przede wszystkim na ewidencji przychodów i rozchodów, wystawianiu faktur oraz przygotowywaniu deklaracji podatkowych i składek ZUS. W uproszczonym modelu rozliczeń sklepu internetowego możesz wybrać jedną z dwóch dróg:
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
- Stawka dla handlu wynosi 3%.
- Rozliczasz jedynie przychody – nie masz możliwości uwzględnić kosztów (więc nawet w razie poniesienia straty płacisz podatek od całości przychodu).
- Nie każdy może wybrać ryczałt – niektóre branże są wykluczone (np. apteki, kantory), a przychód sklepu nie może przekroczyć określonego limitu rocznego.
- Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR)
- Rozliczasz przychody i koszty, a podatek płacisz od dochodu (przychód minus koszty).
- Możesz stosować skalę podatkową (17% do 85 528 zł, powyżej 32%) lub podatek liniowy (19%).
- W tej formie rozliczeń można skorzystać z ulg i odliczeń (np. ulga na zakup kasy fiskalnej, ulga na badania i rozwój itd.).
Jak prowadzić małą księgowość w sklepie online?
Podstawowe obowiązki
- Wystawianie faktur i rachunków za każdą sprzedaż.
- Ewidencja zakupów – faktury kosztowe związane z działalnością sklepu (zakup towaru, usługi marketingowe, opłaty za hosting, abonamenty systemów).
- Prowadzenie rejestru przychodów i kosztów (w Excelu lub dedykowanym programie księgowym).
- Składanie deklaracji podatkowych (PIT lub CIT w przypadku spółki, VAT, jeśli sklep działa jako płatnik VAT).
- Przekazywanie składek do ZUS (w przypadku JDG).
Narzędzia do samodzielnej księgowości
- Darmowe szablony Excel – wystarczają do podstawowej ewidencji przychodów i kosztów.
- Systemy księgowe online – np. wbudowane moduły w platformach e-commerce (Shoplo, WooCommerce, PrestaShop z odpowiednimi wtyczkami).
- Dedykowane oprogramowanie – np. iFirma, Wfirma, ifirma, wFirma, orzec, InFakt, które umożliwiają integrację z Twoim sklepem.
Korzyści z automatyzacji księgowości:
- Szybsze generowanie raportów okresowych (miesięcznych, kwartalnych, rocznych).
- Automatyczne księgowanie faktur zakupowych i sprzedażowych.
- Dostęp do wsparcia technicznego i merytorycznego – w razie wątpliwości możesz zgłosić się do pomocy danego systemu.
Integracja sklepu internetowego z systemem księgowym
Aby uniknąć podwójnego wprowadzania danych i minimalizować ryzyko pomyłek, warto zintegrować sklep online z programem księgowym. Dzięki temu:
- Automatycznie importujesz faktury sprzedażowe z systemu e-commerce.
- Synchronizujesz stany magazynowe i wartości transakcji, co ułatwia prowadzenie ewidencji VAT.
- Raporty księgowe generujesz jednym kliknięciem, bez ręcznego przepisywania kwot.
Jeżeli samodzielna księgowość wydaje Ci się zbyt skomplikowana, możesz skorzystać z usług firmy consultingowej specjalizującej się w e-commerce. Taki partner pomoże Ci nie tylko przy księgowaniu, lecz także przy optymalizacji kosztów, podatków i ulg.
Podsumowanie
Prowadzenie księgowości w sklepie online to konieczność, której nie da się pominąć. Nawet jeśli zdecydujesz się zlecić wszystkie obowiązki biuru rachunkowemu, warto wybrać platformę e-commerce z wbudowanym systemem księgowym lub łatwą integracją z zewnętrznym oprogramowaniem. Dzięki temu masz pewność, że:
- Żadne dokumenty nie zostaną pominięte,
- Część procesów odbywa się automatycznie,
- Możesz łatwo wygenerować raporty do US, ZUS czy deklaracje VAT.
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), możesz wybrać ryczałt lub Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) – obie formy w ramach małej księgowości są dostępne i relatywnie proste w obsłudze. Gdy natomiast Twój sklep działa jako spółka z o.o., konieczne jest prowadzenie pełnej księgowości, co zazwyczaj najlepiej powierzyć doświadczonemu biuru rachunkowemu.
Jeżeli masz wątpliwości lub potrzebujesz wsparcia, nasza agencja Amazon oferuje kompleksową pomoc – od doradztwa w zakresie księgowości, przez optymalizację podatkową, aż po wsparcie w prowadzeniu sprzedaży online.